Stundenzettel richtig ausfüllen - so geht's

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel (auch Stundennachweis oder Arbeitszeitnachweis) ist die Liste deiner Arbeitszeiten: an welchem Tag du wann angefangen und wann aufgehört hast, wie lange du Pause gemacht hast und wie viele Stunden dabei herauskommen. Der Betrieb rechnet damit deinen Lohn ab, und bei einer Kontrolle zeigt er damit, dass die Zeiten stimmen.

Für dich ist der Zettel ein Nachweis. Wenn später jemand fragt, ob du am 14. wirklich bis 18 Uhr da warst, hast du es schwarz auf weiß.

Was auf den Stundenzettel gehört

Das Mindestlohngesetz verlangt drei Angaben für jeden Arbeitstag: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Damit der Zettel im Alltag funktioniert, stehen meistens noch ein paar Dinge mehr drauf:

• Dein Name und, wenn es sie gibt, deine Personalnummer
• Der Zeitraum, zum Beispiel „September 2026“ oder „KW 38“
• Datum jedes Arbeitstags
• Beginn und Ende als Uhrzeit
• Pause in Minuten
• Stunden des Tages, ohne Pause - am besten als Dezimalzahl
• Einsatzort, wenn du an mehreren Orten arbeitest
• Bemerkung, zum Beispiel „Vertretung“ oder „Urlaub“
• Summe am Ende und Platz für die Unterschrift

Eine fertige Vorlage mit genau diesen Spalten findest du unter Stundenzettel Vorlage zum Ausdrucken.

Schritt für Schritt ausfüllen - mit Beispiel

1. Kopf ausfüllen Name, Personalnummer und Zeitraum oben eintragen. Arbeitest du immer am selben Ort, schreib ihn einmal in den Kopf.
2. Jeden Tag eine Zeile Datum, Beginn und Ende eintragen - am besten direkt nach der Schicht, nicht erst am Monatsende aus dem Kopf.
3. Pause eintragen Die Pause in Minuten in ihre eigene Spalte. Sie wird gleich von der Zeit abgezogen.
4. Stunden ausrechnen Ende minus Beginn minus Pause. Das Ergebnis als Dezimalzahl schreiben: 7 Stunden 30 Minuten sind 7,50.
5. Summe und Unterschrift Am Ende alle Stunden zusammenzählen, unterschreiben und beim Betrieb abgeben.

So sieht eine ausgefüllte Woche aus:

Rechnung für Montag: 07:00 bis 15:15 sind 8 Stunden 15 Minuten. Minus 45 Minuten Pause bleiben 7 Stunden 30 Minuten, also 7,50 Std. Ob ein Urlaubstag mit Stunden zählt, regelt dein Betrieb - im Beispiel steht nur der Buchstabe U.

Pausen richtig eintragen

Die Pause gehört nicht zur Arbeitszeit. Trag sie deshalb getrennt ein und zieh sie von der Zeit zwischen Beginn und Ende ab. Das Arbeitszeitgesetz sagt dazu:

Die Pause darf in Blöcke von mindestens 15 Minuten geteilt werden. Länger als 6 Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten. Hast du zwei Pausen gemacht, zum Beispiel 15 und 30 Minuten, schreibst du die Summe hin: 45 Minuten.

Stunden als Dezimalzahl

Die meisten Betriebe wollen die Stunden als Dezimalzahl, weil sich damit der Lohn direkt ausrechnen lässt. Dafür teilst du die Minuten durch 60:

Mit Dezimalstunden ist die Lohnrechnung einfach: 7,75 Std. × 13,90 € = 107,73 €. Mit „7:45“ als Uhrzeit würde das nicht gehen. Alle anderen Werte rechnet dir der Industriestunden-Rechner um, auch direkt aus Beginn, Ende und Pause.

Schicht über Mitternacht

Eine Nachtschicht trägst du in die Zeile des Tages ein, an dem sie beginnt. Das Ende liegt dann am nächsten Tag - schreib das in die Bemerkung, damit niemand denkt, du hättest dich vertippt. Beispiel: Donnerstag 22:00 bis 06:00 mit 30 Minuten Pause sind 7,50 Std., alles in der Donnerstagszeile.

Urlaub, Krank, Feiertag und Vertretung

Tage ohne Arbeit lässt du nicht leer. Eine leere Zeile liest der Betrieb als „nicht gearbeitet“. Üblich sind Buchstaben:

• U für Urlaub
• K für Krank
• F für Feiertag

Ob an diesen Tagen zusätzlich Stunden stehen, hängt von deinem Betrieb ab - frag einmal nach und mach es dann immer gleich. Springst du für jemanden ein, schreib es in die Bemerkung, zum Beispiel „Vertretung Frau Sali“. Das ist oft die erste Spalte, die sich die Objektleitung ansieht.

Wer muss Arbeitszeit aufschreiben?

Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber. Er darf das Aufschreiben an dich weitergeben, muss aber dafür sorgen, dass die Zeiten stimmen und rechtzeitig vorliegen, und er bewahrt sie auf. Wann genau die Pflicht gilt, steht in mehreren Gesetzen:

Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG)

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen aufgeschrieben werden für:

• Minijobs - ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten. Mehr dazu auf der Seite Stundenzettel im Minijob.
• Alle Beschäftigten in bestimmten Branchen: Bau, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Speditionen, Transport und Logistik (auch Lieferdienste), Schausteller, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikbetriebe.

Für Beschäftigte mit hohem festem Monatslohn und für mitarbeitende nahe Angehörige des Arbeitgebers gibt es Ausnahmen. Sie stehen in der Mindestlohn­dokumentations­pflichten­verordnung.

Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 ArbZG)

Unabhängig vom Mindestlohn muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit aufschreiben, die über 8 Stunden am Werktag hinausgeht, und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Urteile: BAG 2022 und EuGH 2019

Der Europäische Gerichtshof hat am 14.05.2019 entschieden, dass die EU-Staaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland schon heute verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst werden. Eine bestimmte, etwa elektronische Form hat das Gericht nicht vorgeschrieben.

Frist und Aufbewahrung

• 7 Tage: Nach dem Mindestlohngesetz müssen die Zeiten spätestens bis zum Ende des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag notiert sein. Wer am Montag arbeitet, hat also bis Montag der Folgewoche Zeit.
• 2 Jahre: Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Kontrolle: Das kontrolliert der Zoll. Wer als Arbeitgeber die Zeiten nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig aufzeichnet oder nicht aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 €.

Muss der Stundenzettel unterschrieben werden?

Eine Unterschrift schreibt das Mindestlohngesetz nicht vor. Viele Betriebe wollen den Stundenzettel aber unterschrieben haben, damit klar ist, dass beide Seiten die Zeiten bestätigen. Unterschreib nur, was stimmt. Findest du einen Fehler, lass ihn korrigieren, bevor du unterschreibst.

Häufige Fehler

• Minuten statt Dezimal: „7,45“ ist nicht 7 Stunden 45 Minuten, sondern 7 Stunden 27 Minuten. Richtig ist 7,75.
• Pause mitgezählt: Die Stunden sind Ende minus Beginn minus Pause.
• Am Monatsende aus dem Kopf: Nach drei Wochen weiß niemand mehr genau, ob es 16:30 oder 17:00 war. Trag die Zeit am selben Tag ein.
• Leere Zeilen: Urlaub, Krank und Feiertag mit U, K oder F kennzeichnen, sonst sieht es aus wie ein fehlender Tag.
• Nachtschicht in zwei Zeilen: Eine Schicht gehört in eine Zeile, am Tag des Beginns.
• Falsche Summe: Summe am Ende nochmal nachrechnen - ein Tippfehler kostet dich Lohn.
• Unleserlich: Zahlen deutlich schreiben, besonders 1 und 7.

Papier, Tabelle oder App?

Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben - der Stundenzettel darf auf Papier, in einer Tabelle oder mit einer App geführt werden. Frag deinen Betrieb, in welcher Form er ihn haben will.

• Papier geht überall und ohne Technik, aber du rechnest selbst und der Zettel kann verloren gehen.
• Tabelle rechnet Summen, braucht aber einen Computer.
• App hast du am Handy immer dabei. Sie rechnet Pausen und Dezimalstunden selbst und macht daraus ein PDF zum Weiterschicken.

Wichtig: Dein eigener Stundenzettel ist ein guter Nachweis für dich. Er ersetzt aber nicht das System, mit dem dein Betrieb die Zeiten erfassen muss.

Quellen

• § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) - Aufzeichnungspflicht
• § 21 MiLoG - Bußgeldvorschriften
• § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz - Branchen
• Mindestlohn­dokumentations­pflichten­verordnung (MiLoDokV)
• § 4 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) - Ruhepausen
• § 16 ArbZG - Aushang und Arbeitszeitnachweise
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 - 1 ABR 22/21
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 - C-55/18
• Zoll - Sonstige Pflichten (Aufzeichnung)

Keine Rechtsberatung. Diese Seite erklärt die Regeln in einfachen Worten, Stand September 2026. Im Einzelfall frag deinen Betrieb, den Zoll, die Minijob-Zentrale oder eine Beratungsstelle.