Kurz gesagt

  • Pro Arbeitstag gehören Beginn, Ende und die Dauer der Arbeit auf den Zettel.
  • Die Pause zählt nicht mit: 07:00 bis 15:15 mit 45 Min Pause sind 7,50 Std.
  • Stunden schreibst du als Dezimalzahl: 15 Min = 0,25, 30 Min = 0,50, 45 Min = 0,75.
  • Urlaub, Krank und Feiertag bekommen ein U, K oder F statt Uhrzeiten.
  • Am Ende unterschreiben, abgeben und eine Kopie behalten.

Welche Vorlage passt zu dir?

Monat ist der Normalfall. Die meisten Betriebe wollen einen Zettel pro Kalendermonat, zum Beispiel für den Minijob oder die Teilzeitstelle. Jede Zeile ist ein Tag, freie Tage bleiben einfach leer.

Woche ist gut, wenn du jede Woche abgibst oder an einem Tag an zwei Orten arbeitest - etwa morgens in der Kita und abends in der Bank. Dafür hat jeder Tag zwei Zeilen und eine Spalte für den Einsatzort.

21. bis 20. passt, wenn dein Betrieb den Zettel immer zum 20. haben will. Die Vorlage beginnt mit dem 21. und endet mit dem 20. des nächsten Monats. Tage, die es im Monat nicht gibt, streichst du durch.

Excel ist die richtige Wahl, wenn du am Computer arbeitest und nicht selbst rechnen willst. Sie gibt es als Monat und als 21. bis 20. - je nachdem, welches Datum du oben einträgst.

Was auf den Stundenzettel gehört

Für viele Beschäftigte muss die Arbeitszeit aufgeschrieben werden, zum Beispiel im Minijob und in Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung. Aufgeschrieben werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Vorlage hat dafür alle Spalten:

Gut zu wissen Wo die Pflicht gilt, müssen die Zeiten spätestens nach sieben Tagen aufgeschrieben sein und werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Verantwortlich dafür ist der Betrieb - er darf das Aufschreiben aber an dich weitergeben. Mehr dazu steht im Ratgeber Stundenzettel richtig ausfüllen.

Vorlage ausfüllen in 5 Schritten

  1. Kopf ausfüllen Name, Personal-Nr., Betrieb, Monat und Einsatzort. Die Personal-Nr. steht meist auf deiner Lohnabrechnung.
  2. Jeden Arbeitstag eintragen Beginn und Ende als Uhrzeit, zum Beispiel 07:00 und 15:15. Am besten am selben Tag, spätestens nach einer Woche.
  3. Pause in Minuten eintragen Zum Beispiel 45. Die Pause zählt nicht zur Arbeitszeit.
  4. Arbeitszeit als Dezimalzahl ausrechnen Ende minus Beginn minus Pause: 07:00 bis 15:15 sind 8 Std. 15 Min, minus 45 Min Pause bleiben 7 Std. 30 Min, also 7,50.
  5. Summe bilden und unterschreiben Am Monatsende alle Stunden zusammenzählen, unten eintragen, unterschreiben und abgeben. Mach dir vorher ein Foto oder eine Kopie.
Ausgefüllter Beispiel-Stundenzettel für Mai 2026: Arbeitstage mit 7,50 Stunden, Feiertage mit F, ein Kranktag mit K, Urlaub mit U und 92,00 Gesamtstunden.
So sieht die Monats-Vorlage ausgefüllt aus (Mai 2026, erfundene Person). Beispiel als PDF laden

Stunden als Dezimalzahl eintragen

Auf dem Stundenzettel stehen Stunden als Dezimalzahl - auch Industriestunden genannt. So kann dein Betrieb sie direkt mit dem Stundenlohn malnehmen. Du teilst die Minuten durch 60: 45 Minuten sind 45 ÷ 60 = 0,75. Aus 7 Std. 45 Min werden also 7,75 Std.

Die häufigsten Werte
MinutenDezimalBeispielAuf dem Zettel
15 Min0,253 Std. 15 Min3,25
30 Min0,507 Std. 30 Min7,50
45 Min0,751 Std. 45 Min1,75
10 Min0,175 Std. 10 Min5,17
20 Min0,336 Std. 20 Min6,33
40 Min0,674 Std. 40 Min4,67

Alle Werte von 1 bis 60 Minuten und einen Rechner für Von-bis mit Pause findest du im Industriestunden-Rechner.

Pausen richtig eintragen

Die Pause trägst du in Minuten ein. Sie wird von der Zeit zwischen Beginn und Ende abgezogen. Das Arbeitszeitgesetz sagt: Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, macht mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pause darf in Blöcke von mindestens 15 Minuten geteilt werden. Hast du zwei Pausen gemacht, trägst du die Summe ein.

Schicht über Mitternacht? Dann schreibst du alles in die Zeile des Tages, an dem die Schicht begonnen hat: Beginn 22:00, Ende 06:00, Pause 30 - das sind 7,50 Std.

Urlaub, Krank und Feiertag

An freien Tagen trägst du keine Uhrzeiten ein, sondern einen Buchstaben in die Spalte Arbeitszeit:

Ob diese Tage mit Stunden gezählt werden, regelt dein Betrieb. Wenn ja, schreibst du die Stunden neben den Buchstaben, zum Beispiel „U 7,50“. Wochenenden, an denen du nicht arbeitest, bleiben leer.

So funktioniert die Excel-Vorlage

Die Excel-Datei ist für alle, die lieber am Computer ausfüllen. Gelbe Felder füllst du aus, alles andere rechnet die Tabelle:

Das zweite Blatt „Anleitung“ erklärt alles noch einmal. Ausgedruckt passt die Tabelle auf eine A4-Seite.

Papier, Tabelle oder App?

Papier geht immer und braucht keinen Strom - aber du musst selbst rechnen, und ein Zettel geht leicht verloren. Excel rechnet für dich, du brauchst aber einen Computer. Mit einer App hast du die Zeiten immer dabei und schreibst sie genau dann auf, wenn du anfängst und aufhörst.

Häufige Fragen zur Vorlage

Ist die Stundenzettel-Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Du lädst die PDFs, die Excel-Tabelle und die CSV-Datei direkt herunter, ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse und ohne Werbung. Du darfst sie so oft ausdrucken und weitergeben, wie du willst.

Rechnet die Excel-Vorlage die Stunden selbst aus?

Ja. Du trägst in das erste Datumsfeld den ersten Tag ein, danach Beginn, Ende und Pause. Datum, Wochentag, Arbeitszeit als Dezimalzahl und die Gesamtstunden rechnet die Tabelle selbst. Auch eine Schicht über Mitternacht, zum Beispiel 22:00 bis 06:00, rechnet sie richtig.

Klappt die Tabelle auch in Numbers, LibreOffice oder Google Tabellen?

Die Datei ist ein normales Excel-Format (.xlsx). Gebaut ist sie für Microsoft Excel. Die Formeln nutzen nur Grundfunktionen, die auch Numbers, LibreOffice und Google Tabellen kennen. Wenn etwas nicht passt, nimm die CSV-Datei oder das PDF.

Darf ich die Vorlage verändern?

Ja. Du kannst Spalten umbenennen, eine Spalte für den Einsatzort ergänzen oder das Logo deines Betriebs dazukleben. Wichtig ist nur, dass Datum, Beginn, Ende und die Dauer der Arbeit gut lesbar bleiben.

Was mache ich mit Monaten, die keine 31 Tage haben?

Du lässt die Zeilen am Ende leer oder streichst sie durch. In der Excel-Tabelle passiert das von selbst: Die Datumsspalte hört am letzten Tag des Zeitraums auf.

Darf ich den Stundenzettel auf Papier führen?

Ja. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Der Stundenzettel darf auf Papier, in einer Tabelle oder mit einer App geführt werden. Frag trotzdem kurz bei deinem Betrieb nach, welche Form er haben will.

Quellen

Keine Rechtsberatung. Diese Seite erklärt die Regeln in einfachen Worten, Stand September 2026. Im Einzelfall frag deinen Betrieb, den Zoll, die Minijob-Zentrale oder eine Beratungsstelle.